A UNISC, Universidade de Santa Cruz do Sul, situada da cidade de Santa Cruz do Sul, no Estado do Rio Grande do Sul, buscou através da implantação de ferramenta de BPM acompanhar e monitorar o fluxo de trabalho de seus processos, disponibilizando aos gestores informações como recursos estratégicos.
Por considerar processo chave o Encaminhamento dos Projetos de Pesquisa e Extensão, a Universidade buscou sua automação por meio da ferramenta OrquestraBPM, objetivando agilidade, melhoria de qualidade, redução de custos, competitividades e uma base segura para gestão. Dessa forma, lançou diretrizes que buscavam o mapeamento, revisão, otimização e automatização deste processo.
Com a automatização observou-se:
- transparência no processo, onde o docente pode acompanhar todo o trâmite sabendo exatamente o status de seu projeto e ainda acessar a informação dos pareceres e datas relacionadas ao processo;
- respeito aos prazos estabelecidos, o que resulta em maior agilidade;
- envio de documentação por meio eletrônico que antes estava em papel, resultando em uma organização de informações mais eficiente e redução significativa do uso de papéis impressos;
- externalização do conhecimento relacionado ao processo, que passou a ser registrado e a não pertencer somente aos executores de cada tarefa.
Em 2005, este case foi contemplados pela Medalha de Prata da premiação Global Excellence Awards for BPM and Workflow patrocinada pela WfMC, BPMFocus.org e BPM.com, a mais conceituada premiação do mundo no segmento de automação de processos de negócios.
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