Fluxograma nada mais é que uma representação esquemática de um processo que tem por objetivo facilitar a comunicação e a visualização das rotinas, o que o torna essencial à interação cliente - empresa.
A elaboração do fluxograma facilita, e muito, a localização na geografia dos problemas como: atrasos na conclusão das atividades, atividades que não agregam valor ou aquelas que poderiam ser eliminadas. Graças ao fluxograma, ocorre a redução de tempo e de custos. Muitas vezes, tarefas duplicadas e desnecessárias só se deixam perceber quando visualizamos o esquema dessas atividades.
Hoje, ter atividades bem definidas e claras para todos os funcionários é um pré-requisito de valor para que as empresas se mantenham no mercado; porém, essa mercadoria está em falta para muitas. Normalmente, os funcionários executam a mesma tarefa durante anos e nunca se questionam, se ela poderia ser realizada de uma maneira mais ágil e eficaz, ou até mesmo de outra forma. Evidente que é preciso destacar que nem sempre isso ocorre por uma simples “robotização”. Muitos deles, pelo fato da empresa não ter um fluxograma claro de suas atividades, desconhecem a etapa anterior do processo até chegar ao seu setor e desconhecem, também, a etapa seguinte ou seja, não há uma definição clara do seqüenciamento das atividades. Sabe, apenas, que naquele momento ele precisa realizá-la e passar adiante.
Não basta oferecer um produto de qualidade e que faça parte do sonho de consumo da maioria das pessoas pois, hoje, o diferencial, em termos de concorrência, é o prazo. Com a facilidade de crédito, o cliente passou a ter um perfil imediatista: poucos são os que se encontram dispostos a esperar para adquirir o produto dos seus sonhos. Por isso, uma atividade que está demandando mais tempo que o necessário à sua conclusão, ou atividades que poderiam ser eliminadas se houvesse uma modelagem de seus processos, podem significar a perda do cliente para a concorrência.
Um fator importante a destacar é que o fluxograma deve obedecer a um mesmo padrão para proporcionar um fácil entendimento. Por exemplo, a ferramenta BPMS utiliza como padrão o BPMN (Business Process Modeling Notation) assim, se tem uma notação gráfica padrão, usada para a modelagem dos processos de negócios. Com ela é possivel visualizar como se encontra o processo atualmente (AS IS), e ainda, projetar como deveria funcionar esse mesmo processo (TO BE).
A esse respeito, assim se manifestou Anand Sharma: “Eu sugiro aos gestores que formem times multifuncionais para discutir os problemas da empresa, de preferência com gente de níveis diferentes. E, durante a reunião, que cada um deixe de fora da sala o seu título, seja de diretor, seja de operário. Nesse ambiente, algumas das melhores idéias vêm de quem menos se espera.”
Essa é a receita do guru da produtividade para elevar o potencial criativo das organizações: somente é preciso que se comece, apresentando os processos como um todo ao time, através do fluxograma!
14 de Novembro de 2008 às 13:11
Danielle Guimarães
Muito se tem falado – e, convenhamos, tardiamente - sobre empresas verdes, empresas sustentavelmente responsáveis, etc. Independentemente da denominação que assumirem, o fato é que todas – pelo menos as que estão atentas tanto ao mercado nacional quanto ao internacional - estão preocupadas em não agredir o meio ambiente, O modo de gerenciar as operações, quase sempre embasadas em políticas de preservação ambiental, é que será determinante para que se possa aderir a esse conceito: administrar a produção e o lucro reduzindo ao máximo o impacto que isso trará à natureza.
São inúmeras as providências sendo tomadas nesse sentido! Exemplos: uma empresa fabricante de artigos esportivos está substituindo produtos que prejudicavam o meio ambiente por produtos mais ecológicos, além de buscar a eliminação do desperdício ocorrido no processo de embalagem e design. Muitos bancos, preocupados em lançar medidas socioambientais, estão trazendo grandes ativistas, investindo na conscientização da população, assumindo a tutela de praças, pontes, etc. Empresas vendedoras de combustíveis lançam campanha para neutralizar o efeito nocivo do carbono produzido pelos carros ao meio ambiente, plantando árvores. É uma verdadeira corrida em busca da ISO 14001.
A novidade é que essa conscientização chegou, também, à TI, a chamada TI Verde - está havendo um grande incentivo para que as empresas reduzam custos com energia, consumo de papéis, etc.
Declarações de executivos como João Carlos Redondo, gerente de administração patrimonial da Itautec, são fundamentais à causa. Disse ele: “Dentro de 4 a 5 anos, ninguém vai ser competitivo se não estiver apoiado no tripé: responsabilidade econômica, social e ambiental.
Recente pesquisa, realizada pelo Gartner Group, divulgou os seguintes resultados: para 80% dos executivos a importância deste assunto se encontra em crescimento nas organizações, e outros 43% ao selecionar seus fornecedores, priorizam empresas que revelem preocupação real com a preservação do meio ambiente.
Essa ação seria facilitada, e muito, se as empresas que desejam abraçar a ideologia verde e, serem competitivas adotassem um BPMS: ao mapear os processos, ocorre uma diminuição significativa do consumo de energia, pois são excluídas todas aquelas atividades que não agragam valor, eliminando-se os gargalos. Enfim, agiliza o processo ao diminuir o tempo de processamento, o que, conseqüentemente, diminuirá o consumo de energia. Ainda com o BPMS é possível, reduzir o custo com papéis, afinal funciona 100% via web.
Cabe registrarmos que, esse avanço em âmbito global, de cada vez mais surgirem empresas com metas que as definam como socialmente responsáveis se deve, em grande parte, às exigências dos consumidores.
De acordo com Fábio Barbosa, presidente do grupo Santander - “A empresa verde é um caminho sem volta”. A humanidade com certeza agradece!
7 de Novembro de 2008 às 12:47
Danielle Guimarães
Muito interessante o artigo publicado pelo autor Luis Alberto Piemonte com título “Liberdade para todos, a tecnologia garante” onde destaca que a tecnologia trouxe para as empresas a flexibilidade, termo esse que tornou-se palavra de ordem dentro das organizações. Como o autor exemplifica: “Pode-se, por exemplo, mudar uma fabricação contínua de um determinado produto por uma produção em menor escala, por lotes, para atender demanda específica.” Uma empresa que busca a competitividade deve estar preparada para as mudanças, e essas devem ser feitas com agilidade.
Empresas que continuam a adotar políticas rígidas não conseguirão permanecer muito tempo no mercado. Executivos que mantêm em suas organizações um mesmo modelo burocrático e que continuam fiéis a um manual de gestão obedecendo sempre a um mesmo padrão para a solução dos problemas, não farão sombra a empresas que primam pela flexibilidade e inovação. É necessário parar e analisar se existe outra forma mais eficaz e eficiente. Famosos executivos conhecidos pela famosa explicação: “Sempre fiz assim, e deu certo”, vão ter que se adaptar a essa nova fase comercial ou serão atropelados. É necessário estar atento ao mercado, já que ele se encontra em constante mudança!
Em tempos de crise, o consumidor anda bastante desconfiado, tornando-se indispensável à empresa perceber e satisfazer a necessidade de seus clientes de forma rápida. Não ter essa rapidez pode resultar na perda do cliente, pois ele poderá migrar para outras marcas.
O autor destaca: “A empresa trabalha por processos. Esta é a nova tendência gerada pela combinação do BPM e SOA: a tecnologia vai, a partir de agora, oferecer serviços em uma linguagem de processo. O pedido passa por toda parafernália tecnológica e para o executivo basta saber que os sistemas existentes se encarregam de pegar o seu desejo e executar”.
Portanto, é importante que a empresa tenha flexibilidade para responder rapidamente às mudanças do mercado e faça uso de uma ferramenta que consiga mapear seus processos e identificá-los, podendo, assim, descartar o que não agrega valor, eliminar gargalos e tornar-se mais ágil e competitiva.
Afinal, além da flexibilidade, é essencial ter o conhecimento de todos os processos da empresa porque a segurança será sempre um ingrediente indispensável!
31 de Outubro de 2008 às 17:57
Danielle Guimarães
Tivemos uma promissora estréia como patrocinadores no Business Process Day, caracterizado como 1° Congresso Nacional de Gestão de Processos, ocorrido na semana passada. O evento contou com dois dias de palestras e um terceiro dia de workshop.
As palestras foram distribuídas em cinco salas: Inovação, Lidestor, Suplain Chain, Sustentabilidade e Gestão. Essa última foi palco para a apresentação de um case de sucesso de nosso cliente, Inmetro.
Aldoney Costa, Chefe da Divisão de Acreditação de Organismos de Certificação do Inmetro, apresentou todas as etapas que seguiram para a automação do processo chave de sua divisão e enfatizou os ganhos com o projeto: além de redução de 40% do tempo de atendimento ao usuário, o desuso de papéis também se tornará realidade em breve, estando conciso ao tema de gestão sócioambiental proposto pelo evento.
O que tornou a palestra singular foi a experiência de quem realmente vivenciou (e vivencia) a automação de um processo de negócio; não apenas a modelagem e sua otimização. Há treze meses já recebem indicadores em tempo real, proporcionando melhoria contínua do processo.
Ainda estivemos presente na área de exposição do evento, apresentando e prestando informações sobre nosso BPMS, o Orquestra. O espaço proporcionou contato com diversos novos interessados na solução e encontro com já conhecidos e futuros clientes e parceiros.
29 de Outubro de 2008 às 13:42
Adriana Chalegre
Fiz hoje a prova de certificação OMG-OCEB-B201: OMG Business Intermediate Beta, que é a segunda prova liberada pela OMG para a certificação em BPM (Business Process Management). Lembrando, essa semana foi lançada oficialmente a “Fundamental Exam”, que é a prova inicial – você já pode marcar para fazer. Essa que eu fiz hoje é a segunda prova, a intermediária, e que será lançada oficialmente em alguns meses.
Ao contrário da outra vez, dessa vez a OMG me deu só 10 dias para marcar e fazer a prova, e existe somente um local em Porto Alegre (onde eu moro) onde dá para fazer a prova. E esse local obviamente estava lotado com outras provas e, enfim, quase não consigo.
Bom, mas vamos ao que interessa. Eu não posso divulgar informações sobre as questões da prova devido a uma clausula da OMG. Mas posso comentar algumas informações públicas. O conteúdo da prova é basicamente o mesmo da prova anterior, só que agora as questões são bem mais difíceis. Mais difíceis e bem mais detalhistas. Em relação ao BPMN, por exemplo, só vai passar quem ler o PDF da especificação original, e não algum livro de resumo. A prova passa por um grande rol de padrões, como BPM, BPMN, BPDM, BPMM, BMM, ISO, Lean, SixSigma, SOX, COBIT, ITIL, etc. Tem que saber o conceito de tudo. Muitos assuntos da prova não existem em materiais em lingua portuguesa e nem existem cursos no Brasil que chegam perto de falar sobre todos esses tópicos na profundidade da prova. Por isso, se você for fazer essa certificação, é bom começar a estudar agora (e em inglês).
Infelizmente, só vou receber o meu resultado daqui algumas semanas!
Boa sorte nos estudos!
28 de Outubro de 2008 às 21:57
Rafael Bortolini
O artigo publicado pela revista Harvard Business Review, dos autores John P. Kotter e Leonard A. Schlesinger, com o título ” A Escolha de Estratégias de Mudança” interessa a todos aqueles que se encontram - ou já se encontraram - frente ao impasse de se ter que optar por alterações organizacionais.
Assim, os autores destacam que a dificuldade de se realizar mudanças está determinada por diferentes fatores. Há um sentimento de ameaça aos interesses de cada indivíduo.
Executivos que se encontram há anos na mesma função e se acostumaram a resolver os problemas sempre da mesma forma, é um deles. Outro fator levantado é que poucos gerentes antes de implementarem as mudanças necessárias, fazem uma pesquisa entre seus funcionários a fim de sentir se a mudança seria boa para os mesmos, ou se resistiriam a ela. Por isso, é essencial identificar as necessidades dessa mudança antes de implementá-la.
A falta de informação e entendimento dos empregados sobre o que a mudança trará de real benefício, também é outro fator de resistência. Muitas vezes, isso ocorre por falta de confiança na equipe que está realizando as alterações.
Também são obstáculos as divergências de opiniões, ou seja, quando ocorrem premissas distintas com relação ao verdadeiro custo - benefício que tais mudanças podem trazer. A baixa tolerância a mudanças é outro fator de risco, pois muitos têm medo de não produzir o esperado frente a novas situações, além de se sentirem inseguros, com receio de não serem capazes de desenvolvê-las.
Os autores destacam ainda vários outros motivos de resistência a mudanças, além de darem dicas de como lidar com isso. Porém, o fato concreto é que não temos como ignorá-las: o mercado exige que as mudanças aconteçam e de maneira rápida. Não realizá-las ou adiá-las, hoje, pode significar a opção entre o sucesso ou o desastre econômico.
Definitivamente, não temos como fugir: avanços tecnológicos, alterações constantes nas exigências dos clientes, novos produtos chegando ao mercado, empresas cada vez mais competitivas, entre tantos outros fatores, obrigam que mudanças se realizem, e de forma rápida. O grande desafio é saber manter as melhores práticas da empresa e, ao mesmo tempo, aprimorar as já existentes e que estão dando certo.
Importante destacar que as estratégias de mudança devem ser coerentes com a política da empresa. Ou, alguém acredita que se a Apple resolvesse variar seu mix de produtos e decidisse fabricar bicicleta, por exemplo, faria o sucesso que faz como nas vendas de IPHONE, IPOD, notebook?
No momento de se optar por mudanças, vale o estudo, a pesquisa, o bom-senso…e, antes de tudo, conhecer bem seus processos. Ousar com tecnologia e conhecimento, certamente é a chave para o sucesso!
23 de Outubro de 2008 às 12:21
Danielle Guimarães
Já falamos antes sobre a certificação em BPM da OMG (Object Management Group) aqui e aqui.
Até a pouco tempo, ela estava em versão BETA, isso é, eles estavam testando o conteúdo da prova.
Agora saiu , finalmente, a versão oficial: a partir do dia 27/10, você poderá marcar a prova “OMG Certified Expert in BPM Fundamental Exam” e realizar o exame. O conteúdo da prova já discutimos nos tópicos anteriores. As informações sobre esse teste podem ser lidas aqui . Como toda a certificação, deve ter uma grande procura no início, com test centers lotados, e mais para a frente diminuir um pouco a procura. O valor da prova não foi divulgado ainda, mas deve ser algo como US$ 200,00.
Ao mesmo tempo, está sendo liberado a partir de hoje, 20/10, as incrições para a continuação dessa prova, a OCEB Business Intermediate Beta Exam. Somente podem se inscrever aqueles que realizaram antes a versão Beta da prova anterior, a “Fundamental Exam”. Acabei de me inscrever, depois coloco aqui como foi a prova.
20 de Outubro de 2008 às 15:00
Rafael Bortolini
Muito esclarecedor o artigo “O que é automação de processos de governança de TI” do autor Omar Mussi que descreve as gerações da gestão organizacional. Mussi identificou três gerações de TI: a primeira, a gestão de produção de Taylor, Fayol, Ford os quais implementaram diversos conceitos até hoje bastante utilizados na gestão de empresas e pessoas; a segunda geração foi a da gestão pessoal, quando os gerentes despertaram para a importância do local de trabalho adequado para o aumento da produtividade; a terceira foi a gestão da qualidade que teve início com o conceito da gestão de Qualidade Total e seu foco na importância da qualidade em todos os processos organizacionais. Por fim, vivenciamos a quarta geração: a da gestão de processos.
O gerenciamento dos processos torna-se, cada vez mais, um diferencial na busca pela qualidade, redução de custos, agilidade, conformidade com normas e leis, etc. uma vez que propõe o detalhamento das atividades, contribui para o conhecimento de todo o processo, além de dar visibilidade aos problemas antes ocultos.
Além desses, outro fator determinante para a empresa frente à concorrência é apresentar sua documentação de maneira organizada e atualizada, a fim de que a comunicação interna possa fluir rapidamente entre todos os níveis.
Por tudo isso, é que o Business Process Management (BPM) tem se consolidado como uma importante ferramenta no gerenciamento de processos, pois além de contribuir para a busca da “melhoria contínua” e de trazer os benefícios já citados no mapeamento dos processos, o BPM mantêm a documentação organizada, facilitando seu acesso, gerando economia de tempo e agilidade de informações. E isso, em tempos de mercado em sobressalto, é mais um motivo para captar a confiança do cliente!
16 de Outubro de 2008 às 10:57
Danielle Guimarães
Ultimamente, muito se tem falado em BPM e Seis Sigma. Afinal, são duas metodologias bastantes eficazes à melhoria da gestão de processos de uma empresa uma vez que aumentam a agilidade, a velocidade, o entendimento e diminuem os custos, além de se obter melhor integração e coordenação dos processos. Sem dúvida, a empresa que faz uso do BPM e Seis Sigma ganha um grande diferencial nesse mercado competitivo.
Ricardo Alexandre Santos Brasil destaca em seu artigo Gestão Empresarial por Processos de Negócio e Seis Sigma: Estudo de Caso Aplicado ao Segmento de Telefonia Móvel Celular – “em sinergia à essa tendência na gestão empresarial, vem se utilizando, como base, conceitos da qualidade, engenharia de produção e eficiência operacional sendo estes aglutinados pela sigla em inglês BPM (Business Process Management). Para seu próprio suporte o BPM se utiliza, na maioria dos casos, de métodos consagrados como: TQM, Reengenharia de Processos, Seis Sigma dentre outros, em um arcabouço metodológico e tecnológico”.
Com o Seis Sigma é possível a eliminação de defeitos e a redução de falhas e, se conjuntamente for utilizado um BPMS, é possível reorganizar tarefas, eliminar as que não são necessárias além de integrar outras.
Sabemos da eficácia da prática da automação de processos de negócio, pois por meio deles é possível obter-se rapidamente um controle mais rigoroso e nos moldes das necessidades da empresa.
Hoje, o mercado exige que as empresas apresentem agilidade frente às constantes mudanças devido ao aumento da demanda e à rápida mudança das necessidades dos clientes. Para que essa agilidade ocorra, é fundamental que a empresa conheça seus processos e tenha-os de forma bastante ajustada. Ganha quem responde com maior agilidade e qualidade! O cliente precisa confiar no produto adquirido, embora esteja em constante mudanças de necessidades. Daí, a importância da empresa ter uma equipe que saiba responder com rapidez a essas mudanças.
Dessa forma, alinhar um BPMS com Seis Sigma certamente trará bastantes vantagens à empresa e a manterá no mercado de forma competitiva.
6 de Outubro de 2008 às 12:45
Danielle Guimarães
Atendendo a pedidos, disponibilizamos uma nova versão do nosso “Tutorial BPM - Passo a passo para começar”, dessa vez em versão HTML.
Veja aqui
3 de Outubro de 2008 às 11:29
Rafael Bortolini
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